プライバシーポリシー

当社は、当社が取り扱う全ての個人情報の保護について、社会的使命を十分に認識し、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守します。また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のＩＴ技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言します。

1. 個人情報は、システム開発業務における当社の正当な事業遂行上並びに従業員の雇用、人事管理上必要な範囲に限定して、取得・利用及び提供をし、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い（目的外利用）を行いません。また、目的外利用を行わないための措置を講じます。
2. 個人情報保護に関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守致します。
3. 個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止すべく事業の実情に合致した経営資源を注入し個人情報セキュリティ体制を継続的に向上させます。また、個人情報保護上、問題があると判断された場合には速やかに是正措置を講じます。
4. 個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に、適切な対応をさせていただきます。
5. 個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化を踏まえ、適時・適切に見直してその改善を継続的に推進します。

本方針は、全ての従業者に配付して周知させるとともに、当社のホームページ、パンフレットなどに掲載することにより、いつでもどなたにも入手可能な措置を取るものとします。

【お問合せ窓口】

個人情報保護方針に関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。

株式会社コトナス　個人情報問合せ窓口　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　大分県大分市中央町2-3-10二八堂ビル3F　TEL：097-535-7320　　　　　　　　　　　受付時間10：00～19：00　※土日・祝日・夏季・年末年始・GWを除く

個人情報の取扱いについて

１．当社が取り扱う個人情報の利用目的

（１）ご本人から直接書面によって取得する個人情報（ホームページや電子メール等によるものを含む）の利用目的取得に先立ち、ご本人に対し書面により明示します。

（２）前項以外の方法によって取得する個人情報の利用目的分類利用目的お客様情報
（お電話等でお問い合わせいただいた場合）お問合せ対応のため
弊社商品・サービスに関する情報のお知らせのため業務の受託に伴い、お客様からお預かりする個人情報委託された当該業務を適切に遂行するため

保有個人データに関する事項の周知

当社で保有している保有個人データ又は第三者提供記録に関して、ご本人様又はその代理人様からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の請求（以下、「開示等の請求」といいます）につきましては、以下の要領にて対応させていただきます。

ａ）事業者の名称

株式会社コトナス　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　大分県大分市中央町2-3-10二八堂ビル3F　TEL：097-535-7320　　　　　　　　　　　受付時間10：00～19：00　※土日・祝日・夏季・年末年始・GWを除く

ｂ）個人情報の保護管理者

管理者名：田原　知枝　連絡先：TEL：097-535-7320

ｃ）全ての保有個人データの利用目的

ｄ）保有個人データの取扱いに関する苦情の申し出先

株式会社コトナス　個人情報問合せ窓口　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　大分県大分市中央町2-3-10二八堂ビル3F　TEL：097-535-7320　　　　　　　　　　　受付時間10：00～19：00　※土日・祝日・夏季・年末年始・GWを除く

e）保有個人データ又は第三者提供記録の開示等の求めに応じる手続き

１）開示等の求めの申し出先開示等のお求めは、上記個人情報問合せ係にお申し出ください。※電磁的手続きによる開示等をご希望の方は、その旨お申し出ください。原則としてご希望に沿って処理させていただきます。

２）開示等の求めに関するお手続き

①お申し出受付け後、当社からご利用いただく所定の請求書様式「保有個人データ開示等請求書」を郵送いたします。

②ご記入いただいた請求書、代理人によるお求めの場合は代理人であることを確認する書類、手数料分の郵便為替（利用目的の通知並びに開示の請求の場合のみ）、本人確認書類（運転免許証、パスポート、健康保険の被保険者証、住民票、住民基本台帳カードのいずれかの写し）を上記個人情報問合せ係までご郵送ください。

③回答は原則としてご本人に対して書面（封書郵送）にておこないます。

３）代理人によるお求めの場合、代理人であることを確認する資料開示等をお求めになる方が代理人様である場合は、代理人である事を証明する資料及び代理人様ご自身を証明する資料を同封してください。各資料に含まれる本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をしてください。また各資料は個人番号を含まないものをお送りいただくか、全桁を墨塗り等の処理をしてください。

①代理人である事を証明する資料＜開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合＞本人の委任状（原本）＜代理人様が未成年者の法定代理人の場合＞いずれかの写し戸籍謄本住民票（続柄の記載されたもの）その他法定代理権の確認ができる公的書類＜代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合＞いずれかの写し 後見登記等に関する登記事項証明書 その他法定代理権の確認ができる公的書類

②代理人様ご自身を証明する資料

４）利用目的の通知または開示のお求めについての手数料

1回のお求めにつき1000円（紙面でのご請求の場合は、お送りいただく請求書等に郵便為替を同封していただきます。
その他の方法でご請求いただく場合は、ご請求時にご相談させていただきます。）

g）個人情報の取扱体制や講じている措置の内容

１）基本方針の策定個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について「個人情報保護方針」を策定しています。

2）個人データの取扱いに係る規律の整備取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報保護規程を策定しています。

3）組織的安全管理措置①個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う 従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。②個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署 や外部の者による監査を実施しています。

4）人的安全管理措置①個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。②個人データを含む秘密保持に関する誓約書の提出を全従業者から受けています。

5）物理的安全管理措置

①個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の 制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を講じています。

②個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を講じています。

6）技術的安全管理措置

①アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。

②個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

個人情報取得時の通知事項
各種お問い合わせにおける個人情報の取扱いについて

1. 個人情報の適切な保護と管理者弊社は、次の者を個人情報の保護管理者として任命し、お客様の個人情報を適切かつ安全に管理し、個人情報の漏えい、滅失又はき損を防止する保護策を講じています。　　　　　　　　　　　　株式会社コトナス　個人情報保護管理責任者　田原知枝
   大分県大分市中央町2-3-10二八堂ビル3F
2. 個人情報の利用目的お客様の個人情報は、採用選考、及び各種お問い合わせのため、弊社において正当な事業遂行の範囲内で利用いたします。お客様がご自身の個人情報を弊社に提供されるか否かは、お客様のご判断によりますが、もしご提供されない場合には、適切なサービスが提供できない場合がありますので予めご了承ください。
3. 個人情報の第三者への提供お客様の個人情報は、以下掲げる場合以外に、事前にご本人の同意無く第三者に提供することはありません。　　　　　　　（１） 法令に基づく場合　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（２） 人の生命、身体又は財産の保護にために必要がある場合であって、本人の同意を得る事が困難であるとき　　　　　　　　　　　　　　　　（３） 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得る事が困難であるとき　　　　　　　　（４） 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
4. 個人情報の取扱業務の委託個人情報の取扱業務の全部または一部を外部に業務委託する場合があります。その際、弊社は、個人情報を適切に保護できる管理体制を敷き実行していることを条件として委託先を厳選したうえで、機密保持契約を委託先と締結し、お客様の個人情報を厳密に管理させます。
5. お客様からの使用停止、削除等の申込みへの応諾お客様は、弊社に対してご自身の個人情報の開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止または消去、第三者への提供の停止）に関して、当社問合わせ窓口に申し出ることができます。その際、弊社はお客様ご本人を確認させていただいたうえで、合理的な期間内に対応いたします。なお、個人情報に関する弊社問合わせ先は、次の通りです。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　株式会社コトナス　個人情報問合せ窓口　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　大分県大分市中央町2-3-10二八堂ビル3F　TEL：097-535-7320　　　　　　　　　　　受付時間10：00～19：00　※土日・祝日・夏季・年末年始・GWを除く